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Dal 2013, la Posta Elettronica Certificata è diventata il solo strumento riconosciuto per la comunicazione fra le imprese e gli Enti della Pubblica Amministrazione. A una prima curiosità seguì quasi subito – chi c’era lo ricorderà – una serie di complicazioni e problemi che per molte aziende diventarono vere e proprie difficoltà sul piano legale e amministrativo. Oggi un software tutto italiano, PECOrganizer, si è posto l’obiettivo di rendere facile, immediato, e sicuro l’utilizzo di questo strumento ormai indispensabile: ne abbiamo parlato con Marco Ronco, titolare di Euroged, l’azienda che ha sviluppato PECOrganizer.

Dottor Ronco:  ma della PEC c’era proprio bisogno?

«La PEC, in realtà, è uno strumento assolutamente valido nei suoi presupposti. Nelle comunicazioni per cui è stata inventata – quelle fra PA e imprese – la certificazione chiara e immediata del recapito e del contenuto dei messaggi è un intento desiderabilissimo: basta pensare che lo strumento migliore in tal senso, prima, era la Raccomandata, e oltre ad avere tempistiche ovviamente più lunghe di un’e-mail una lettera Raccomandata può certificare il recapito, ma mai il contenuto. La PEC è uno strumento con ottimi intenti».

Ma allora perché fa nascere tanti problemi?

«Perché per rendere impossibili scappatoie o aggiramenti riguardo al recapito la Posta Elettronica Certificata identifica due momenti che nella realtà sono distinti: il recapito e l’effettiva lettura. Nel momento in cui il messaggio arriva al server PEC, istantaneamente viene registrato e certificato, appunto – come se fosse stato aperto e letto. Ma non è così, non sempre quantomeno, perché per tante ragioni moltissime Aziende si trovano ad avere un gran numero di caselle di Posta Elettronica Certificata che sovente non controllano,o delle quali addirittura non tutti gli impiegati sono a conoscenza. In questo modo il passaggio immediato che abbiamo descritto, che di per sé potrebbe anche essere logico, diventa un generatore di disguidi, perché viene data per letta – agli occhi della Pubblica Amministrazione – una comunicazione che in realtà nessuno ha visto. Questo nella pratica, come sappiamo poi tutti, si traduce in ritardi e adempimenti mancati, che spesso generano veri e propri contenziosi legali».

E PECOrganizer cosa fa per evitare questo problema?

«Noi, in Euroged, abbiamo percepito subito le potenziali complicazioni del sistema PEC, tanto è vero che PECOrganizer è uscito nel 2014, l’anno successivo all’introduzione della Posta Elettronica Certificata. Di fatto anche oggi siamo l’unica suite software dedicata che esista sul mercato per la gestione interna dei messaggi di PEC nelle Aziende. PECOrganizer, per rispondere alla sua domanda, si va ad inserire come uno strato software intelligente fra il server di PEC e l’applicazione e-mail sul computer dell’utente, e da questa posizione privilegiata permette di semplificare l’utilizzo quotidiano dello strumento, di renderlo più sicuro, e di averne un tracciamento costante e preciso».

Può spiegarci più nel dettaglio cosa permette di fare esattamente l’applicazione?

«Certo: le funzioni primarie sono molto immediate da spiegare, e chiunque ha a che fare con le PEC ogni giorno durante il proprio lavoro riconoscerà immediatamente come queste funzioni vadano a migliorare l’uso dello strumento. Partiamo proprio dal punto di vista dell’impiegato che ogni giorno deve ricevere ed evadere delle PEC. Per prima cosa, PECOrganizer raccoglie i messaggi di tutte le caselle PEC dell’Azienda, li scarica nel proprio database (così le caselle restano vuote, e quindi non c’è rischio che una casella piena manchi una ricezione) e permette di leggerli e inviarli, con una sola password di accesso, dalla normale applicazione di posta utilizzata dall’impiegato. Questo significa non avere mai più messaggi mancati, e quindi evitare inadempienze e ritardi, sfruttando peraltro un’applicazione di posta già nota all’utente e quindi semplice. 

In secondo luogo, proprio perché legge tutte le e-mail e le trasferisce agli utenti tramite l’uso di una specifica password, per l’IT Manager è questione di un attimo dare e revocare accessi specifici a ogni utente aziendale senza dover utilizzare ogni volta tutte le distinte password di ogni casella PEC. Questo dà un enorme vantaggio dal punto di vista della sicurezza.

Per finire, dal punto di vista del supervisore dell’ufficio, la questione importante è poter controllare che non ci siano messaggi urgenti di PEC che rimangono inevasi. Il pannello di controllo di PECOrganizer permette ad ogni utente di vedere se un messaggio di Posta Certificata sia stato solo visto o effettivamente preso in carico da un altro impiegato, e soprattutto permette al supervisore di verificare in qualsiasi momento che non ci siano messaggi PEC che stanno venendo dimenticati o ignorati».

Funzioni che sembrano semplificare davvero l’impiego del sistema. Obiettivo del 2020, quindi, togliere a tutti la paura della PEC?

«Le dico di più: obiettivo 2020, fare in modo che nelle Aziende si inizi attivamente a voler usare la PEC, che è uno strumento molto potente e valido se si superano le sue difficoltà. Euroged ha installato l’applicazione in più di trecento aziende, e già da molte abbiamo avuto segnalazione che la Posta Elettronica certificata sta venendo usata preferenzialmente rispetto ad altre anche per inviare messaggi, proprio perché permette di certificarne l’arrivo».