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Le aziende più diverse mantengono comunque alcuni punti in comune, e come sa bene chiunque si sia mai dovuto occupare a qualsiasi titolo della gestione aziendale uno di questi punti è la generazione di masse enormi di documentazione. Che si tratti di semplici comunicazioni, di documenti di rilevanza legale o fiscale, o semplicemente di archivi che conservano la memoria del lavoro dell’azienda stessa, di fatto ogni giorno si produce una quantità straordinaria di carta, che è difficile da gestire senza perdite di tempo. Proprio per questo esistono sistemi specializzati per la gestione dei documenti, e ci siamo fatti spiegare la loro natura, e quali vantaggi offrano, da Datasis (www.datasis.it), un’azienda specializzata nella realizzazione di questo tipo di sistemi.

La natura del problema

Sia, come dicevamo, nelle aziende di dimensioni più contenute, sia a maggior ragione nelle grosse realtà, la massa di documenti prodotti ogni mese può stupire chiunque si fermi a considerarla. Il problema che ne nasce è semplice da capire: ciascuno di quei documenti, a seconda della propria natura specifica, può dover essere consultato in qualsiasi momento, e quindi deve essere ritrovato in un archivio che, ogni anno, cresce di dimensioni; allo stesso tempo, molti di questi documenti sono riservati, ed è necessario tutelarne la sicurezza; e infine, la buona operatività dell’azienda richiede che la visualizzazione di questa documentazione sia il più possibile semplice e immediata per chi deve farne uso quotidianamente, che lavori nell’ufficio vendite o in amministrazione.

La natura della soluzione

Che cos’è un sistema di gestione documentale? In breve è un insieme di dispositivi, sia hardware che software, progettato per trattare documenti di qualsiasi tipo in maniera digitale. Le funzioni di un sistema di gestione documentale sono quindi l’organizzazione, l’archiviazione, l’immagazzinamento, la classificazione e il recupero immediato di lettere, e-mail, fatture, fotografie, o anche registrazioni video o audio. Purtroppo la maggior parte dei documenti, ancor oggi, “nasce” in forma cartacea, e quindi è necessario che il sistema includa anche gli strumenti per convertire tali documenti in formato digitale: questo significa sia, da un lato, macchinari come gli scanner, che possono effettivamente trasformare in un file una lettera o una fattura stampata, e dall’altro dei software di lettura ottica e riconoscimento caratteri che permettano al sistema di interpretare i dati contenuti sui fogli, leggendoli e quindi sfruttandone il contenuto per poterli archiviare in maniera ordinata.

I vantaggi dei sistemi di gestione documentale

È difficile stabilire un ordine di importanza per i vantaggi procurati dall’implementare i sistemi di gestione digitale dei documenti, ma fra quelli più facilmente riconoscibili sicuramente spicca la possibilità di archiviare un numero potenzialmente infinitivo di documenti in uno spazio fisico ridottissimo e recuperarli poi in maniera pressoché istantanea. Sempre a riguardo del recupero dei documenti, è solitamente molto apprezzata la possibilità di stabilire un qualsiasi numero di criteri di indicizzazione per l’archivio, e quindi poter ritrovare con la stessa facilità, ad esempio, tutti i documenti relativi ad un determinato cliente, tutte le fatture mai fatte per uno specifico prodotto, o tutte le comunicazioni effettuate in uno specifico periodo di tempo. Non da ultimo, il formato digitale della documentazione ne rende facilissima e immediata la trasmissione e la condivisione con qualsiasi punto del mondo attraverso Internet; ed è importante sottolineare che tutti questi vantaggi non richiedono la presenza di alcun operatore specializzato o dedicato.